Digitalisierung in der Verwaltung AG Moderner Staat: „Digital Natives, bringt euch ein!“

Wer Beschäftigte zur Digitalisierung in der Verwaltung befragt, bekommt oft sehr frustrierende Antworten: Nahezu alle kennen überflüssige Zettelwirtschaft. Und das, obwohl sich viele Prozesse in der Theorie schon längst digital abwickeln ließen. Vollständig digitalisierte, smarte Arbeitsplätze? Die gibt's im öffentlichen Dienst kaum.

Studien bestätigen diesen Eindruck: In internationalen Rankings, wie dem eGovernment Benchmark der Europäischen Kommission, schneidet Deutschland unterdurchschnittlich ab. Auch der Nationale Normenkontrollrat, das Beratungsgremium der Bundesregierung für Entbürokratisierung, kritisiert regelmäßig die rückständige Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

Nicht zuletzt verdeutlicht auch die enttäuschende Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, wie viel noch zu tun ist: Eigentlich sollten Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch online anbieten. Von den circa 575 Leistungen waren bis Fristablauf gerade einmal 33 verfügbar.

Digitalisierung der Verwaltung hat Potenzial

Dieser Stand ist besonders bedauerlich, weil digitale Verwaltungsprozesse nutzerfreundlicher und effizienter sind. In der Digitalisierung schlummert enormes Potenzial. Onlineanträge mit vorgegebenen Eingabefeldern reduzieren Fehlerquellen. Managementsysteme, automatisierte Prozessschritte und künstliche Intelligenz können noch viel weitreichendere Verbesserungen erzielen.

In der Privatwirtschaft ist die Technik längst erprobt. Auch im öffentlichen Dienst gibt es einige positive Beispiele: Vorreiter sind unter anderem die Steuerverwaltung, die Bundesagentur für Arbeit und die Polizei.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist kein Selbstzweck und keine Spielerei, sondern hat das vorrangige Ziel, den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Dies ist dringend erforderlich, da aufgrund des demografischen Wandels und Fachkräftemangels bereits jetzt unzählige Beschäftigte fehlen oder in den nächsten Jahren altersbedingt in den Ruhestand gehen. Mangelnde Digitalisierung im öffentlichen Dienst gefährdet die Leistungsfähigkeit des Staates, was negative Auswirkungen mit sich bringt: einerseits in Hinblick auf das Vertrauen der Bürger*innen, andererseits in Hinblick auf die wirtschaftliche Schlagkraft.

Digitalisierung gestalten

Aber wie die Digitalisierung in der Verwaltung erfolgreich umsetzen? Dies erfolgt in der Regel über Digitalisierungsprojekte. Dabei arbeiten die zuständigen Fachabteilungen mit IT-Dienstleistern zusammen. Dem Staat fehlt das technische Know-how, um digitale Systeme und Prozesse selbstständig aufzubauen und zu betreiben. Eine Schlüsselrolle fällt Projektmanager*innen zu, die erforderliche Transformationsprozesse gestalten und als Schnittstelle zwischen Verwaltung und IT vermitteln.

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Die übergeordnete Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern sowie die Standardisierung in der Verwaltungsdigitalisierung steuert der sogenannte IT-Planungsrat. Dieser entwickelt gemeinsame IT-Komponenten, wie beispielsweise ein zentrales Unternehmenskonto, definiert technische Standards wie Datenaustauschformate und koordiniert umfangreiche Vorhaben, darunter die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.

Verwaltungsdigitalisierung braucht Kompetenzen

Wer die Digitalisierung der Verwaltung mitgestalten und in einem digitalen Arbeitsumfeld effizient arbeiten möchte, braucht bestimmte Kompetenzen. Diese hat der IT-Planungsrat mit dem Projekt Qualifica Digitalis erarbeitet.

Teils lassen sich die Kompetenzen im Selbststudium aneignen – eine Option ist der sogenannte eGov-Campus, eine kostenlose Bildungsplattform. Empfehlenswerte Netzwerke, um niedrigschwellig Informationen auszutauschen, sind das Nationale E-Government-Zentrum (N3GZ) und der Verein Next.

Öffentlicher Dienst: Digitalisierung zum Mitmachen

Egal, ob im eigenen Team, in Digitalisierungseinheiten oder auf gewerkschaftlicher Ebene: Es gibt vielfältige Möglichkeiten, sich bei der Digitalisierung der Verwaltung einzubringen. Gerade junge Menschen, die als Digital Natives mit digitalen Systemen aufgewachsen sind, haben hier einen Vorteil gegenüber älteren Kolleg*innen. Mitgestaltung lohnt sich – denn wer heute die digitalen Strukturen mitgestaltet, gestaltet seinen Arbeitsplatz von morgen.

Außer einer hohen Wirksamkeit bietet die Digitalisierung des öffentlichen Dienstes auch berufliche Entwicklungsperspektiven. Deshalb ruft die AG Moderner Staat der dbb jugend dazu auf: „Digital Natives, bringt euch ein!“

Text: Janna Melzer